Komunikasi Selepas Meeting: Action Mana?
Meeting dua jam, tapi lepas tu semua tunggu orang lain buat kerja.
Pernah tengok situasi macam ni? Dalam meeting semua bagi idea. Ada yang setuju, ada yang tambah cadangan. Suasana nampak produktif. Semua orang rasa macam banyak benda dah dibincangkan.
Tapi bila meeting habis, masing-masing sambung kerja sendiri. Esoknya, bila tanya status, rupanya benda yang dibincangkan masih tak bergerak.
Kenapa jadi macam tu?
Sebenarnya, komunikasi selepas meeting menentukan sama ada perbincangan tadi menghasilkan tindakan atau sekadar menjadi perbualan yang panjang.
Meeting yang bagus bukan semestinya meeting yang banyak idea. Meeting yang bagus ialah meeting yang buat semua orang tahu apa nak dibuat selepas itu.
Kenapa meeting selalu tak menghasilkan tindakan?
Ada beberapa sebab yang biasa berlaku di tempat kerja.
Pertama, semua orang ingat orang lain akan buat.
Bila ketua sebut, “Okay, kita teruskan dengan cadangan tadi,” semua orang angguk. Tetapi siapa sebenarnya yang bertanggungjawab? Kalau tak disebut nama, besar kemungkinan semua orang anggap orang lain akan uruskan.
Kedua, arahan terlalu umum.
Contohnya, “Kita kena tingkatkan prestasi bulan depan.”
Bunyinya bagus, tetapi apa tindakan yang perlu dibuat? Siapa yang akan buat? Bila perlu siap? Macam mana nak tahu prestasi dah meningkat?
Kalau perkara ini tak jelas, setiap orang mungkin faham arahan dengan cara yang berbeza.
Ketiga, tiada siapa buat follow-up.
Meeting dah selesai, semua kembali sibuk. Selepas beberapa hari, barulah ada orang teringat tentang keputusan yang dibuat. Masa itu, kerja mungkin dah tertangguh atau orang dah lupa apa yang dipersetujui.
Masalahnya bukan semestinya staf tak mahu buat kerja. Kadangkala, komunikasi dan sistem susulan memang tak cukup jelas.
Tiga perkara yang perlu jelas sebelum meeting tamat
Kalau nak elakkan masalah ini, cuba biasakan tiga perkara mudah sebelum semua orang keluar dari bilik meeting.
1. Siapa yang bertanggungjawab?
Setiap tindakan mesti ada orang yang jelas bertanggungjawab.
Bukan sekadar “team marketing uruskan”. Sebut siapa PIC yang akan mengetuai tugasan itu. Orang lain boleh membantu, tetapi mesti ada seorang yang memastikan kerja tersebut bergerak.
2. Apa tindakan seterusnya?
Jangan berhenti pada keputusan umum. Nyatakan tindakan yang betul-betul perlu dibuat.
Contohnya, daripada menyebut “Kita perlu buat promosi yang lebih baik”, tetapkan tindakan seperti “Sediakan tiga cadangan kempen promosi untuk dibincangkan dalam meeting Isnin depan.”
Nampak lebih jelas, kan?
3. Bila perlu siap?
Setiap tindakan perlu ada deadline yang realistik.
Kalau semua kerja disebut sebagai urgent, akhirnya semua orang keliru nak utamakan yang mana satu. Tetapkan tarikh yang munasabah dan pastikan orang yang bertanggungjawab bersetuju dengan tempoh tersebut.
Tiga perkara ini nampak mudah, tetapi boleh mengurangkan banyak salah faham dalam pasukan.
Cara buat follow-up tanpa nampak macam micromanage
Ada ketua yang risau kalau terlalu kerap bertanya, staf akan rasa mereka tak dipercayai.
Sebenarnya, follow-up bukan bermaksud kita perlu memeriksa setiap perkara sepanjang masa. Tujuannya ialah memastikan kerja berjalan dan masalah dapat dikesan lebih awal.
Selepas meeting, hantar ringkasan pendek yang mengandungi keputusan, nama PIC, tindakan dan deadline.
Kemudian, tetapkan masa untuk menyemak perkembangan. Kalau ada halangan, bincangkan apa bantuan yang diperlukan. Jangan tunggu sampai tarikh akhir baru nak tahu kerja belum siap.
Satu lagi perkara penting: kalau keputusan berubah, maklumkan kepada semua orang yang terlibat. Jangan hanya beritahu seorang staf dan menganggap seluruh pasukan sudah tahu.
Komunikasi yang jelas bukan sekadar menyampaikan arahan. Ia juga memastikan semua orang menerima maklumat yang sama dan faham apa yang perlu dibuat.
Peranan leader dalam komunikasi selepas meeting
Di sinilah peranan seorang leader sangat penting.
Leader bukan hanya perlu pandai bercakap ketika meeting. Leader juga perlu memastikan keputusan diterjemahkan kepada tindakan.
Kalau arahan tak jelas, jelaskan semula. Kalau staf berdepan halangan, bantu mereka mencari jalan penyelesaian. Kalau tanggungjawab sudah dipersetujui tetapi kerja masih tidak bergerak, bincangkan isu tersebut secara terus dan profesional.
Pada masa yang sama, staf juga perlu mengambil tanggungjawab. Jangan tunggu leader bertanya setiap kali. Jika ada masalah atau deadline tak dapat dipenuhi, maklumkan lebih awal.
Pasukan yang berkesan bukan pasukan yang tak pernah menghadapi masalah. Ia pasukan yang tahu cara berkomunikasi apabila masalah berlaku.
Cuba buat perubahan kecil dalam meeting seterusnya
Sebelum meeting tamat, ambil lima minit untuk semak tiga soalan ini:
- Siapa yang bertanggungjawab?
- Apa tindakan seterusnya?
- Bila tindakan itu perlu disiapkan?
Catat jawapan dan hantar kepada semua yang terlibat.
Kemudian, dalam meeting berikutnya, mulakan dengan menyemak tindakan daripada meeting sebelumnya. Bukan untuk mencari siapa yang salah, tetapi untuk memastikan komitmen bergerak dan halangan dapat diselesaikan.
Kalau diamalkan secara konsisten, pasukan akan mula membina budaya kerja yang lebih bertanggungjawab dan teratur.
Akhirnya, meeting bukan diukur berdasarkan berapa lama kita duduk berbincang atau berapa banyak idea yang keluar.
Meeting yang berkesan ialah meeting yang menghasilkan tindakan.
Kurangkan perbincangan yang berulang. Jelaskan tanggungjawab. Tetapkan tindakan. Buat follow-up.
Less talking in circles, more action.
Nak tingkatkan komunikasi dan kerjasama dalam pasukan anda?
Gen 4 Training menyediakan program latihan komunikasi, kepimpinan dan team building untuk membantu organisasi membina pasukan yang lebih berkesan.
Hubungi Gen 4 Training untuk berbincang tentang program yang sesuai dengan keperluan organisasi anda.
Nak lagi perkongsian tentang leadership, komunikasi dan pengurusan team? Ikuti Shahrul Al-Ayyubi di LinkedIn untuk lebih banyak idea praktikal tentang dunia kerja dan kepimpinan.